Wir zeigen klar, wie wir mit personenbezogenen Daten umgehen.
Datenschutz ist wichtig, aber oft ganz schön kompliziert. Deshalb erklären wir hier so einfach wie möglich, was mit Ihren Daten passiert, wenn Sie unsere Website besuchen oder unsere Angebote nutzen.
Was speichern wir? Wofür brauchen wir das? Und was dürfen wir überhaupt? All das beantworten wir transparent, nachvollziehbar und ohne unnötiges Fachchinesisch, damit Sie wissen, woran Sie sind.
Wenn Sie Fragen haben, melden Sie sich gerne bei uns unter team@digitalbeat.de. Wir antworten so, wie wir es selbst erwarten würden und nehmen uns gerne Zeit für Sie.
Einfach erklärt
Verantwortlich für die Verarbeitung personenbezogener Daten ist die Digital Beat GmbH. Sie entscheidet, welche Daten zu welchem Zweck erhoben werden und wie mit diesen Daten umgegangen wird.
Digital Beat GmbH
Hansaring 97
50670 Köln
Telefon: +4922182829101
E-Mail: team@digitalbeat.de
Die Digital Beat GmbH hat ihren Sitz in Köln und kann bei Fragen zum Datenschutz jederzeit kontaktiert werden, zum Beispiel per E-Mail an datenschutz@digitalbeat.de.
Für alle datenschutzrelevanten Themen gibt es außerdem eine Ansprechperson: den Datenschutzbeauftragten Arndt Ungänz. Dieser achtet darauf, dass alle Vorgaben der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) eingehalten werden.
jau GmbH
Arndt Ungänz
August-Gottlieb-Str. 14
36251 Bad Hersfeld
E-Mail: datenschutz@digitalbeat.de
Die Art und der Umfang der verarbeiteten Daten hängen davon ab, welche Dienste der Digital Beat GmbH in Anspruch genommen werden.
Bei der Anmeldung zum Newsletter werden beispielsweise der Vorname, die E-Mail-Adresse sowie die gewünschte Art des Newsletters gespeichert. Ebenso wird dokumentiert, wann ein Newsletter versendet wurde. Dies dient dazu, eine doppelte Ansprache zu vermeiden und eine zielgerichtete Kommunikation zu ermöglichen.
Im Falle einer Anmeldung zu einem Webinar oder bei einem Produktkauf werden zusätzliche Informationen verarbeitet. Dazu zählen unter anderem die bestellten Produkte, der Zeitpunkt des Webinars sowie ein möglicher Zugang zum Mitgliederbereich. Diese Daten sind erforderlich, um Inhalte bereitzustellen, E-Tickets zu übermitteln und Erinnerungen zu versenden.
Wird der Kundenservice kontaktiert, so werden die übermittelten Informationen, insbesondere E-Mail-Adresse und Nachricht, gespeichert, um eine Bearbeitung der Anfrage zu ermöglichen.
Grundsätzlich werden nur solche personenbezogenen Daten verarbeitet, die für den jeweiligen Zweck erforderlich sind. Die konkrete Datenverarbeitung richtet sich stets nach dem jeweiligen Nutzungskontext.
Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich auf Grundlage einer rechtlichen Erlaubnis gemäß der Datenschutz-Grundverordnung, beispielsweise bei Vorliegen einer Einwilligung (etwa bei der Newsletteranmeldung), zur Vertragserfüllung (z. B. bei Produktkäufen) oder zur Wahrung berechtigter Interessen (etwa zur Verbesserung oder Absicherung von Angeboten).
Weitere Informationen zu den einzelnen Verarbeitungszwecken, etwa Newsletter, Webinare oder Ticketversand, finden sich in den nachfolgenden Abschnitten.
Bei Digital Beat gibt es verschiedene Arten von E-Mails. Der normale Newsletter informiert regelmäßig über neue Produkte, Veranstaltungen, spannende Inhalte und aktuelle Entwicklungen. Wer möchte, bleibt damit immer auf dem Laufenden.
Daneben gibt es auch sogenannte transaktionsbezogene E-Mails. Die gehören nicht zum Newsletter, sondern sind notwendig, damit alles klappt. Zum Beispiel, wenn jemand einen Lehrgang bucht, ein Webinar besucht oder ein Ticket für eine Konferenz kauft, dann muss die passende E-Mail mit den Zugangsdaten, der Rechnung oder dem E-Ticket verschickt werden. Diese E-Mails kann man nicht abbestellen, weil sie Teil des Kaufs oder der Anmeldung sind.
Beim Newsletter selbst nutzt Digital Beat kein starres Listen-System, sondern ein sogenanntes Tagging-System. Das bedeutet: Jede Person bekommt kleine digitale „Anhänger“, also Tags, mit Informationen, zum Beispiel, ob sie an einem bestimmten Webinar teilgenommen hat oder welches Produkt sie bereits kennt. So wird vermieden, dass jemand doppelt angeschrieben wird oder Inhalte bekommt, die gar nicht mehr relevant sind. Gespeichert werden dabei Dinge wie der Vorname, die E-Mail-Adresse und welche Themen oder Angebote jemanden interessieren.
Außerdem wird auch erfasst, ob jemand den Newsletter geöffnet hat. Das hilft, damit E-Mails nur an Menschen verschickt werden, die sie wirklich lesen möchten. Wer längere Zeit gar keine E-Mails mehr öffnet, wird automatisch seltener oder gar nicht mehr angeschrieben, so bleibt der Posteingang frei von unnötigen Nachrichten.
Wer den Newsletter nicht mehr bekommen möchte, kann sich jederzeit abmelden, ganz einfach mit einem Klick auf den Abmelde-Link am Ende jeder E-Mail. Es ist auch möglich, nur bestimmte Themen abzubestellen oder die eigene E-Mail-Adresse zu ändern, dafür gibt es im Fußbereich der E-Mails einen praktischen Link.
Und falls das alles mal nicht klappt: Einfach eine kurze Nachricht an team@digitalbeat.de schicken oder direkt auf den Newsletter antworten. Dann kümmert sich das Team darum, schnell, unkompliziert und ganz ohne Stress.
Das klingt erstmal nach: „Geben die jetzt meine Daten einfach weiter?“ Nein, so ist es natürlich nicht.
Digital Beat nutzt zwar verschiedene Software-Programme, zum Beispiel für den Newsletter-Versand oder für Online-Meetings. Diese Programme werden von anderen Firmen bereitgestellt. Man kann sich das vorstellen wie einen gemieteten Computer oder Server, der bei jemand anderem steht, aber auf dem trotzdem nur das passiert, was wir erlauben.
In der Fachsprache nennt man das: Datenverarbeitung im Auftrag. Die anderen Firmen dürfen mit den Daten also nichts Eigenes machen. Sie dürfen nur das tun, was vorher mit uns ganz genau abgesprochen wurde. So, als würden sie für uns einen Brief austragen, aber sie dürfen ihn nicht lesen oder weitergeben.
In manchen Fällen werden Daten auch tatsächlich weitergegeben, aber nur, wenn das wirklich notwendig ist oder wenn die Person vorher ausdrücklich zugestimmt hat. Ein Beispiel: Wer sich bei unserer KI-Community anmeldet, möchte natürlich Zugang zur Lernplattform bekommen. Dafür nutzen wir den Anbieter Skool und in dem Fall übermitteln wir die Daten dorthin. Aber nur, nach Bestätigung durch die betroffene Person.
Manchmal gibt es auch rechtliche Gründe, bei denen wir Daten herausgeben müssen. Zum Beispiel, wenn das Finanzamt eine Betriebsprüfung macht und bestimmte Rechnungen sehen will. Dann dürfen und müssen wir das tun, aber nur in dem gesetzlich vorgeschriebenen Rahmen.
Außerdem werden wir regelmäßig von der TÜV Rheinland AG im Rahmen der Qualitätskontrolle geprüft. Dabei kann es vorkommen, dass ein TÜV-Prüfer Bestellungen oder Lehrgangsteilnahmen vorübergehend einsehen muss, um die Einhaltung der Qualitätsstandards zu überprüfen. Das Einsehen erfolgt ausschließlich durch einen unserer Mitarbeiter, der die relevanten Daten vorzeigt; die Prüfer der TÜV Rheinland AG greifen nicht selbst auf unsere Systeme zu.
Kurz gesagt: Wir geben Daten nicht einfach so weiter. Wenn es doch mal nötig ist, dann nur mit einem klaren Grund und entweder auf Wunsch der Person oder weil das Gesetz es verlangt.
Wer bei Digital Beat seine Daten angibt, hat auch Rechte und zwar nicht nur so irgendwie, sondern ganz offiziell. Diese Rechte stehen in der Datenschutz-Grundverordnung, kurz: DSGVO.
Das Wichtigste zuerst: Man darf jederzeit wissen wollen, was über einen gespeichert ist. Das nennt man Auskunftsrecht. Wer möchte, kann also bei uns nachfragen: Welche Daten habt ihr über mich? Wofür nutzt ihr sie? Und woher habt ihr sie?
Wenn dabei etwas falsch ist, kann man sagen: Bitte berichtigen! Und wenn man findet, dass die Daten gar nicht mehr gebraucht werden, dann kann man auch sagen: Bitte löschen! Das nennt sich dann Recht auf Löschung oder manchmal auch „Recht auf Vergessenwerden“.
Es gibt auch das Recht, dass Daten nicht mehr weiter genutzt werden, selbst wenn sie noch gespeichert sind. Das nennt man Einschränkung der Verarbeitung. Und wer keine Werbung mehr möchte, darf das sagen, das ist das Widerspruchsrecht. Dann werden zum Beispiel Newsletter oder Produktinfos nicht mehr verschickt.
Außerdem hat jede Person das Recht, ihre Daten in einem gängigen Format mitzunehmen, wenn sie möchte, zum Beispiel, wenn man zu einem anderen Anbieter wechselt. Das heißt Datenübertragbarkeit. Wenn jemand denkt, dass bei der Verarbeitung der Daten etwas nicht richtig läuft, kann man sich bei der zuständigen Aufsichtsbehörde beschweren, auch das ist erlaubt und gesetzlich geschützt.
Und das Beste: Man muss sich dafür nicht auskennen. Einfach eine E-Mail schreiben an team@digitalbeat.de, und das Team kümmert sich darum. Schnell, freundlich und verständlich.
Bei Digital Beat gibt es regelmäßig spannende Webinare, zum Beispiel den bekannten KI Marketing Day. Wer dabei sein will, meldet sich vorher an. Dabei wird die E-Mail-Adresse abgefragt, manchmal auch der Vorname oder, wenn gewünscht, eine Telefonnummer für eine kleine SMS-Erinnerung.
Sobald man sich angemeldet hat, passiert Folgendes: Man bekommt per E-Mail die Zugangsdaten zum Webinar. Im Hintergrund merkt sich unser System: Aha, diese Person hat sich für das Webinar angemeldet. Dafür wird im E-Mail-Programm ein kleiner digitaler Vermerk, ein sogenanntes Tag, gespeichert, damit wir später wissen, wer teilgenommen hat.
Vor dem Webinar verschicken wir noch Erinnerungs-Mails, damit niemand das Event verpasst. In diesen E-Mails stehen auch nochmal die Zugangsdaten drin, ganz praktisch.
Damit das Webinar technisch funktioniert, wird die Anmeldung an ein spezielles Webinar-System weitergeleitet. Das ist eine Software, die von einem anderen Anbieter kommt, aber auch hier gilt: Die Daten werden nicht einfach weitergegeben, sondern im Auftrag von uns verarbeitet, ganz nach den Regeln der DSGVO.
Während des Webinars erfassen wir, wer wirklich teilgenommen hat. Das hilft uns, im Nachgang zum Beispiel Bonus-Material oder Zusammenfassungen zu verschicken, aber auch, um Menschen, die es nicht geschafft haben, später nochmal zu informieren. Und wenn jemand im Webinar eine Frage stellt, merken wir uns das. So können unsere Referenten oder der Support direkt darauf eingehen, meist sogar live im Webinar.
Manchmal gibt es auch einen offenen Chat, zum Beispiel mit der Frage: „Wo kommt ihr her?“ Was dort freiwillig geschrieben wird, ist dann natürlich für andere sichtbar, aber wir speichern das nicht weiter oder werten es aus.
Manchmal macht Digital Beat nicht nur Online-Sachen, sondern auch echte Veranstaltungen vor Ort, zum Beispiel Konferenzen oder Events. Und wer dabei sein will, braucht natürlich ein Ticket.
Dieses Ticket kann man entweder direkt bei uns kaufen oder über einen Zahlungsanbieter, zum Beispiel über die Digistore24 GmbH. Sobald alles bezahlt ist, wird ein sogenanntes E-Ticket erstellt. Das sieht ein bisschen aus wie eine Bordkarte beim Fliegen, mit einem Code, einer Ticketnummer und allen Infos zur Veranstaltung. Dieses E-Ticket ist persönlich, also auf dich ausgestellt. Manchmal werden Tickets auch vom Kundenservice verschenkt, zum Beispiel bei besonderen Aktionen, das läuft dann etwas anders, aber funktioniert am Ende genauso.
Wenn du dann beim Event ankommst, wird dein Ticket am Eingang gescannt. Damit prüfen wir: Ist das Ticket gültig? Und wenn ja, herzlich willkommen! Du bekommst dann zum Beispiel dein Namensschild oder dein Teilnahme-Badge. Beim Scannen merken wir uns auch, wann du angekommen bist, nicht aus Neugier, sondern damit wir dir später zum Beispiel eine Feedback-Umfrage schicken können oder im Nachgang wichtige Infos zum Event.
Wir haben während des Events auch eine Teilnehmerliste mit allen Namen. Das hilft uns, wenn mal jemand sein Ticket verliert: Dann können wir anhand des Namens nachsehen und das Ticket neu ausstellen, ganz einfach.
Und natürlich gilt auch hier: Alle Daten, die du bei der Ticketbestellung angibst, also z. B. Name, E-Mail-Adresse und welches Ticket du gekauft hast, werden nur für die Eventabwicklung und -nachbereitung verwendet. Und unsere Partner wie Digistore24 verarbeiten die Daten nur in unserem Auftrag.
Bei Digital Beat gibt es immer wieder spannende Awards, zum Beispiel die Wahl zum KI-Referenten des Jahres. Das ist wie ein Publikumspreis: Alle dürfen mitmachen und abstimmen, wer ihrer Meinung nach den besten Job gemacht hat, zum Beispiel bei einer unserer Konferenzen oder bei einem Online-Kongress.
Wenn man mit abstimmen möchte, trägt man seine E-Mail-Adresse ein, manchmal auch freiwillig den Vornamen. Dann wählt man aus, für wen und in welcher Kategorie man abstimmen will, ganz einfach. Damit das Ganze fair abläuft, speichern wir die Daten, um Mehrfach-Abstimmungen zu vermeiden. Sonst könnten Leute mehrfach klicken oder für sich selbst stimmen und das wäre ja nicht ganz gerecht.
Aber ganz wichtig: Wir machen damit kein Profiling. Das heißt: Wir verändern unsere Meinung über jemanden nicht, nur weil er für Niklas Bub gestimmt hast (ja, der ist wirklich einer unserer besten Referenten!). Es ist uns also völlig egal, wer gewählt wurde, wir wollen nur sicherstellen, dass alles ordnungsgemäß gezählt wird.
Nach spätestens zwei Jahren löschen wir die Daten wieder, denn dann ist der Award schon längst vorbei und wir brauchen die Infos nicht mehr. Natürlich kannst du dich auch jederzeit bei uns melden, wenn du wissen willst, welche Daten wir dazu gespeichert haben oder wenn du möchtest, dass wir sie vorher löschen. Einfach eine Mail an team@digitalbeat.de genügt.
Bei der Buchung eines Produkts, zum Beispiel eines Online-Kurses, einer Konferenz oder eines E-Tickets, fallen bestimmte Daten an, die für die Zahlungsabwicklung und Rechnungserstellung notwendig sind.
Dazu gehören: Name, Adresse, ggf. Firma, Produkt, Preis, Zahlungsstatus und Zahlungsdatum. Diese Informationen werden gespeichert, um eine ordnungsgemäße Rechnung auszustellen und auch, um im System zu erkennen, ob ein Produkt bezahlt wurde.
Diese Daten werden außerdem aus rechtlichen Gründen mehrere Jahre aufbewahrt, zum Beispiel für das Finanzamt. Das ist gesetzlich vorgeschrieben und betrifft vor allem Rechnungen, Zahlungen und Belege. Für manche Angebote wird zusätzlich ein externer Dienstleister eingesetzt, zum Beispiel die Digistore24 GmbH. In diesen Fällen übernimmt Digistore24 die komplette Zahlungsabwicklung als sogenannter Reseller. Das bedeutet: Der Kaufvertrag kommt nicht direkt mit Digital Beat, sondern mit Digistore24 zustande. Auch die Rechnung wird dann von Digistore24 ausgestellt.
Bei Fragen zur jeweiligen Zahlung oder zur Rechnung kann jederzeit Kontakt aufgenommen werden, entweder direkt mit Digital Beat oder, wenn Digistore24 beteiligt ist, mit deren Support.
Digital Beat ist ein Unternehmen, das sich auf Weiterbildung im Bereich Künstliche Intelligenz spezialisiert hat. Deshalb wird KI natürlich auch im eigenen Arbeitsalltag eingesetzt, aber mit Bedacht, besonders dann, wenn es um personenbezogene Daten geht.
Grundsätzlich gilt: Wenn KI mit nicht-personenbezogenen Daten arbeitet, zum Beispiel beim Schreiben von Marketingtexten, dem Analysieren von Trends oder dem Sortieren von Inhalten, dann ist vieles erlaubt. Sobald jedoch personenbezogene Daten ins Spiel kommen, gelten besondere Datenschutzregeln, und die werden selbstverständlich eingehalten.
Ein Beispiel: Bei manchen E-Mails oder Formularen kann eine automatisierte Korrektur von Vornamen eingesetzt werden. Wenn sich jemand zum Beispiel mit „MAXIMILIAN“ anmeldet, wird das System den Namen automatisch in „Maximilian“ umwandeln, damit E-Mails persönlicher und lesbarer wirken.
Diese Korrektur basiert auf einem KI-Modell, das ausschließlich in der EU gehostet wird, zum Beispiel bei Microsoft Azure. Dabei gelten die strengen Vorgaben der DSGVO und es findet keine Auswertung des Nutzungsverhaltens statt, sondern nur eine einfache Korrektur nach festen Regeln.
Die verwendeten KI-Systeme dürfen nur genau das tun, was beauftragt wurde. Es gibt keine automatische Entscheidung, die rechtliche Wirkung hätte oder den Nutzer erheblich beeinträchtigt.
Kurz gesagt: Wo KI mit personenbezogenen Daten arbeitet, passiert das immer kontrolliert, verantwortungsbewusst und nach den geltenden Datenschutzgesetzen. Wie sowas geht, zeigen wir z.B. auch in unseren Lehrgängen.
Weil wir nach dem Webinar mit dir einen Termin vereinbaren wollen und das erledigt bei uns, neben unseren Mitarbeiter, manchmal auch eine KI. Sie meldet sich gleich am Anfang als „künstliche Stimme“, damit du weißt, woran du bist. Das Tool was wir hierfür nutzen haben wir dir im Webinar vorgestellt. Rechtlich ist das erlaubt, weil wir mit dir als Unternehmen sprechen und damit keine unerlaubte Werbung nach dem UWG vorliegt. Außerdem erlaubt uns die DSGVO die Verarbeitung deiner Daten auf Basis unseres berechtigten Interesses: Wir wollen dir die Terminvereinbarung so einfach wie möglich machen und dir nebenbei zeigen, wie KI praktisch funktioniert. Hierfür ruft dich eine Nummer aus Frankfurt am Main an. Natürlich gilt: Wenn du das nicht möchtest, kannst du jederzeit widersprechen, dann rufen wir nicht mehr an.
Ja, aber mit Köpfchen. Unsere KI hilft dabei, Supportanfragen schneller zu sortieren oder häufige Fragen automatisch zu beantworten. Das spart Zeit und macht den Service für alle besser. Aber: Dabei gehen wir mit persönlichen Daten immer sorgsam um.
Bevor die KI etwas zu sehen bekommt, wird alles Unnötige rausgefiltert. Namen, E-Mail-Adressen oder Telefonnummern werden zum Beispiel durch Platzhalter ersetzt, wie [NAME] oder [EMAIL]. Auch E-Mail-Fußzeilen, in denen manchmal ganz schön viele persönliche Infos stehen, erkennt unser System und schneidet sie ab.
Und was ist mit dem Ort, an dem die KI läuft? Die Datenschutz-Grundverordnung verlangt nicht, dass Daten immer in der EU bleiben. Aber sie verlangt, dass wir nur so viel Risiko eingehen, wie nötig. Man sagt dazu: Wir müssen das mildeste Mittel wählen, um den Zweck zu erreichen. Deshalb setzen wir bevorzugt Anbieter ein, die in der EU hosten oder nach denselben strengen Regeln arbeiten. Das ist sicherer und einfach fairer für alle, deren Daten wir verarbeiten.
Manche Antworten verschickt unsere KI ganz automatisch. Sobald es komplizierter oder persönlicher wird, übernimmt unser Team. So verbinden wir kluge Technik mit echter Betreuung.
Wer möchte, dass personenbezogene Daten gelöscht werden, kann sich ganz einfach bei Digital Beat melden, zum Beispiel per E-Mail an team@digitalbeat.de. Sobald die Nachricht gelesen wurde, wird die Löschung so schnell wie möglich durchgeführt.
Aber: In manchen Fällen dürfen Daten nicht sofort gelöscht werden, weil es gesetzliche Vorgaben gibt. Ein Beispiel: Wenn jemand bei Digital Beat etwas gekauft hat, wurde eine Rechnung erstellt. Diese Rechnung enthält personenbezogene Daten, wie Name, Adresse oder bestelltes Produkt. Und laut Gesetz müssen solche Rechnungen für eine bestimmte Zeit aufbewahrt werden, zum Beispiel für das Finanzamt.
Das heißt: Alle Daten, die nicht gesetzlich gespeichert werden müssen, werden gelöscht. Nur das, was aus rechtlichen Gründen aufbewahrt werden muss, bleibt erhalten, aber natürlich sicher und geschützt.
Wer wissen möchte, welche Daten gelöscht werden können und welche nicht, kann jederzeit nachfragen. Es wird dann transparent erklärt, was möglich ist und warum.
Datenschutz & KI
Personenbezogene Daten verdienen besonderen Schutz. Deshalb behandeln wir sie so, wie wir es selbst erwarten würden. Nachvollziehbar, rechtssicher und mit gesundem Menschenverstand.
Wir speichern nur das, was wirklich nötig ist. Kein unnötiges Tracking, kein Datenhorten. Was wir nicht brauchen, behalten wir auch nicht.
Datenschutz kann einfach sein, wenn man ihn gut erklärt. Deshalb sprechen wir Klartext, verzichten auf Fachchinesisch und zeigen genau, was mit Daten passiert.
Wir nutzen KI, um Prozesse zu verbessern, nicht um Menschen zu ersetzen. Entscheidungen, die wirklich zählen, treffen bei uns Menschen.
KI darf nur so viel machen, wie sie darf und das mit klaren Regeln. Ob im Kundenservice oder bei Texten: Wir behalten die Kontrolle.
Wir setzen KI ein, wenn sie wirklich hilft, zum Beispiel für Texte, Planung oder Auswertungen. Immer datenschutzkonform, immer im Sinne des Nutzers.
Jahre
Wissensaustausch
Inhouse
KI Manager
ausgebildete
KI Berater
getestete
KI Tools
Sollten Sie weitergehende Fragen zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten oder zu einzelnen Aspekten dieser Datenschutzerklärung haben, stehen wir Ihnen jederzeit zur Verfügung.
Für weitere Rückfragen, wende dich gerne an unser Team unter folgenden Kontaktmöglichkeiten:
Ja. Auf Anfrage stellt Digital Beat eine Übersicht der gespeicherten personenbezogenen Daten zur Verfügung. Eine formlose E-Mail an team@digitalbeat.de genügt.
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Nicht immer. Gesetzlich relevante Daten, zum Beispiel auf Rechnungen, müssen aufbewahrt werden. Alle anderen Daten können auf Wunsch gelöscht werden.
Das Team von Digital Beat ist per E-Mail erreichbar: team@digitalbeat.de. Datenschutzanfragen werden transparent, verständlich und zeitnah beantwortet.
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